Yrityksen tiedot

Yrityksen tiedot

Tältä sivulta löydät Shortumin yleiset sopimusehdot, tietosuojaselosteen sekä Shortumin rekisteriselosteet.

 

Shortumin potilasasiamiehenä toimii:
Liiketoimintajohtaja Petteri Huvio

Osoite: Metsänneidonkuja 4, 02130 Espoo
Sähköposti: petteri.huvio@shortum.fi
Puhelin: 045 133 3296

Shortumin (Y-tunnus 2802468-8) laskutusosoite:

OVT-tunnus: 003728024688
Operaattori: OpusCapita Group Oy

Yleiset sopimusehdot
1. Soveltamisala

Näitä yleisiä ehtoja sovelletaan kaikkiin Lyhytterapiatalo Shortum Oy:n ja Työelämätalo Shortumin (jäljempänä yhteisesti ”Shortum”) toiminnan puitteissa tehtyihin sopimuksiin, ellei tapauskohtaisesti kirjallisesti toisin sovita. Työelämätalo Shortum on Lyhytterapiatalo Shortum Oy:n aputoiminimi.

2. Sopimusosapuoli

Shortumin palvelut tuottavat joko Shortumin työntekijät tai sen kumppaneina toimivat itsenäiset ammatinharjoittajat (jäljempänä yhteisesti ”Palvelun tuottajat”). Ammatinharjoittajat voivat olla yksityisiä yrittäjiä tai yhtiöitä, joiden palveluksessa asiantuntijat toimivat. Ammatinharjoittajat eivät ole työsuhteessa Shortumiin. Tarjousta annettaessa, Sopimusta solmittaessa tai viimeistään asiakastietojen keräämisen yhteydessä vahvistetaan Asiakkaalle mikä taho vastaa toiminnasta Palvelun tuottajana. Sopimusehdot ovat yhteneväiset riippumatta siitä, tuottaako palvelut Shortum itse tai sen kumppani.

3. Sopimuksen syntyminen

Sopimus syntyy, kun Shortum tai ammatinharjoittaja tai Shortum ammatinharjoittajan puolesta sopivat ajan Asiakkaan kanssa tai kun palvelusta sovitaan kirjallisesti tai kun tarjoukseen saadaan sen voimassaoloaikana hyväksyvä kirjallinen vastaus.

4. Sopimusosapuolien itsenäinen vastuu ja vastuunrajaus

Shortum ja ammatinharjoittajat toimivat erillisinä sopijaosapuolina Asiakkaaseen nähden ja kumpikin vastaa itse omista palveluistaan suoraan näille eivätkä Shortum tai ammatinharjoittaja vastaa palveluistaan toistensa puolesta.
Shortumilla ja ammatinharjoittajilla on potilasvahinkolain edellyttämät erilliset potilasvakuutukset, joiden ehtojen mukaan potilasvahingot korvataan. Muilta osin Shortum ja ammatinharjoittajat vastaavat palveluista enintään palveluista maksettuun hintaan asti. Välillisiä vahinkoja ei korvata.

5. Hinnoittelu

Ammatinharjoittajat ja Shortum hinnoittelevat itsenäisesti palvelunsa.

6. Matkakustannukset

Ellei muuta sovita palvelut toteutetaan Shortumin tiloissa. Mikäli palvelut sovitaan toteutettavaksi Asiakkaan valitsemassa paikassa, lisätään kuluihin Shortumin toteutuneet ja tarpeelliset matkakustannukset. Kustannusten ja päivärahojen suuruuden osalta noudatetaan soveltuvin osin valtion matkustamisohjeita.

7. Peruutukset

Ellei kirjallisesti ole toisin sovittu, varattu aika voidaan peruuttaa viimeistään edellisenä työpäivänä ennen kello 12:ta. Työpäiviä ovat normaaliviikkoina päivät maanantaista perjantaihin. Yleisiä vapaapäiviä ja arkipyhiä ei lueta työpäiviksi. Shortum ilmoittaa www-sivuillaan muista kiinniolopäivistään.
Shortumilla on oikeus laskuttaa edellisen kappaleen mukaisessa määräajassa peruuttamattomat käyttämättömät ajat.

8. Asiakkaan myötävaikuttamisvelvollisuudet

Asiakas on velvollinen myötävaikuttamaan sopimuksen kohteen toteutumiseen sellaisten seikkojen osalta, jotka ovat sen määräysvallassa eikä po. seikka tai sen toteuttaminen ole Shortumin vastuulla.

9. Myöhästymiset

Asiakkaan myöhästyessä Palvelun tuottaja ei ole velvollinen ylittämään sovittua aikaa.
Palvelun tuottajat pyrkivät noudattamaan sovittuja aikoja, mutta palvelun luonteesta johtuen tämä ei aina ole mahdollista. Jos Palvelun tuottaja myöhästyy yli 20 minuuttia, on Asiakkaalla oikeus peruuttaa aika.

10. Palvelujen maksaminen

Shortum perii palkkion ja mahdolliset kulukorvaukset sekä omasta että ammatinharjoittajan puolesta keskinäisen sopimuksensa mukaisesti. Palvelut laskutetaan sähköpostitse, ellei kirjallisesti ole toisin sovittu.
Ellei kirjallisesti ole toisin sovittu, Shortum laskuttaa palvelut kalenterikuukausittain jälkikäteen. Maksuaika on 8 vuorokautta laskun päiväyksestä. Huomautusaika on 7 vuorokautta.
Työterveyshuollon palvelujen osalta, tai kun maksaja muusta syystä on Asiakkaan työnantaja tai muu kolmas taho, sovitaan laskutuksesta tai maksusitoumuksen antamisesta kirjallisesti Shortumin ja maksajan välillä. Maksun suorittamisesta Shortumin hyväksymällä palvelusetelillä on sovittava ajan varaamisen yhteydessä. Mahdollisesta ennakkomaksusta ilmoitetaan ajan varaamisen yhteydessä taikka sovitaan kirjallisesti.

11. Viivästysseuraamukset

Maksun viivästyessä Shortum on oikeutettu perimään korkolain mukaisen viivästyskoron sekä kohtuulliset muistutus- ja perintäkulut. Asiakas on velvollinen ilmoittamaan mahdollisesta maksukyvyttömyydestään välittömästi asian tultua ilmeiseksi, mutta kuitenkin aina ennen sovittua tapaamista tai muuta sovittua aikaa. Palvelun tuottaja on oikeutettu keskeyttämään palvelun tai pidättymään uusien aikojen varaamisesta, jos Asiakas laiminlyö maksuvelvollisuutensa tai jos on ilmeistä, että Asiakas tulee laiminlyömään maksuvelvollisuutensa.

12. Vaitiolovelvollisuus, henkilötiedot ja potilasasiakirjat

Asiakastietojen ja asiakirjojen keräämiseen, säilyttämiseen, luovuttamiseen ja tuhoamiseen sovelletaan henkilötietolakia sekä muita velvoittavia lainsäädännön määräyksiä ja viranomais­määräyksiä. Potilastietojen ja asiakirjojen osalta noudatetaan lisäksi potilaslain sekä muun terveydenhuoltoa koskevan lainsäädännön määräyksiä
Asiakkaan tiedot pidetään salassa eikä niitä luovuteta ilman Asiakkaan nimenomaista suostumusta taikka milloin luovutus on välttämätön pakottavan lainsäädännön määräyksen johdosta.

13. Aineettomat oikeudet

Ellei kirjallisesti nimenomaisesti toisin sovita, Shortumin palveluihin ja tuotteisiin kuuluvien tai sisältyvien aineettomien oikeuksien omistusoikeudet ja hyödyntämisoikeudet kuuluvat Shortumille. Asiakkaalle luovutetaan näihin vain rajoitettu käyttöoikeus Asiakkaan sisäiseen käyttöön ja kehittämistoimintaan. Käyttöoikeus ei sisällä oikeutta luovuttaa oikeuksia kolmannelle, muunnella käyttöoikeuden kohdetta tai hyödyntää oikeuksia kaupallisesti Asiakkaan elinkeinotoiminnassa.
Mikäli sopijapuolet sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi luovuttavat toisilleen tekijänoikeuden tai muun aineettoman oikeuden alaista materiaalia tai tietoa, luovuttava sopimuspuoli vakuuttaa ja vastaa siitä, että sillä on oikeus luovuttaa materiaali tai tieto ilman että luovutus loukkaa kolmannen oikeutta.

14. Palvelujen laatu ja reklamaatiot

Shortum ja ammatinharjoittajat noudattavat alan hyvää käytäntöä taatakseen palvelujen korkean laadun. Palvelun lopputulosta ei kuitenkaan palvelujen luonteen vuoksi voi taata. Potilaslain mukaisen terveydenhuoltopalvelun laatu määritellään potilaslain mukaisesti.
Palvelujen laatua koskevat reklamaatiot osoitetaan kohdassa 2 tarkoitetulle Palvelun tuottajalle. Reklamaatiot tulee toimittaa viipymättä, mutta kuitenkin kahden viikon kuluessa siitä, kun Asiakas on todennut palvelun virheellisyyden.
Potilasvahinkojen ja terveydenhuoltopalveluja koskevien muistutusten osalta noudatetaan potilaslain määräyksiä. Kaikki potilaslain mukaiset muistutukset voidaan toimittaa myös Shortumin potilasasiamiehelle, joka tarvittaessa huolehtii muistutuksen toimittamisesta asianomaiselle ammatinharjoittajalle.

15. Ylivoimainen este

Palvelun tuottaja ei ole vastuussa viivästyksestä tai muista seikoista, jotka aiheutuvat Palvelun tuottajasta riippumattomista syistä. Tällaisena syynä voidaan pitää esimerkiksi lakkoa tai muuta työtaistelutoimenpidettä, tulipaloa, onnettomuutta, sähköjakelun tai tietoliikenteen häiriötä, Palvelun tuottajan tai tämän työntekijän äkillinen sairastumista, viranomaisen toimenpidettä tai muuta syytä, joka ei ole Palvelun tuottajan vaikutusmahdollisuuksien piirissä ja jonka vaikutuksia Palvelujen tuottaja ei kohtuudella voi poistaa.

 

Lataa Yleiset sopimusehdot pdf-muodossa tästä.

Tietosuojaseloste

                                                  TIETOSUOJASELOSTE             v 1.0                1.4.2017

Asiakkaan tietosuoja ja potilasasiakirjat

Lyhytterapiatalo Shortumilla ja Työelämätalo Shortumilla (myöhemmin yhteisesti “Shortum”) on niin potilaslain mukaiseen terveydenhuoltoon, kuin muuhun konsultointiin ja koulutukseen liittyviä palveluita. Terveydenhuoltoon kuuluvat esimerkiksi psykoterapiapalvelut. Muihin palveluihin taas esimerkiksi koulutus-, coaching- ja kehittämispalvelut. Näitä eri toimintamuotoja koskevat osin eri lainsäädökset. Shortum sitoutuu kaiken toimintansa osalta pitämään yllä huolellista ja parhaiden alan käytäntöjen mukaista henkilötietojen ja asiakastietojen suojaa.

Kaikki potilaan hoitoon liittyvät tiedot ja asiakirjat ovat potilaslain (785/1992) nojalla pidettävä salassa ja niiden luovuttaminen ilman potilaan nimenomaista suostumusta voi perustua vain laissa  säädettyihin poikkeustilanteisiin. Terveydenhuollon ammattihenkilöillä on lisäksi terveydenhuollon ammattihenkilöitä koskevan lain (559/1994) mukaan salassapitovelvollisuus tehtävässään saamistaan tiedoista.

Kaikkia Shortumin henkilöasiakkaiden tietoja koskevat lisäksi henkilötietolain (523/1999) mukaiset vaatimukset. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että henkilötietoja voi kerätä vain suunnitelmallisesti ja hyväksyttävään tarkoitukseen ja niiden luovuttamisen pitää perustua joko henkilön nimenomaiseen suostumukseen tai lainsäädännön määräykseen.

Shortum sitoutuu pitämään kaikki Asiakkaan tiedot luottamuksellisina, eikä luovuta tietoja tai asiakirjoja ulkopuolisille ilman asiakkaan nimenomaista suostumusta, taikka pakottavaa lainsäädännön määräystä. Tämä koskee paitsi Shortumin henkilö- myös sen yritysasiakkaita.

Henkilöä koskevan palvelun tai terveydenhoitopalvelun maksaja voi olla muu taho kuin henkilö itse, esimerkiksi työnantaja tai vakuutusyhtiö. Palvelun maksajalla ei ole oikeutta saada henkilöä koskevia tietoja yksin tällä perusteella, vaan tietojen saamisen täytyy perustua tässäkin tapauksessa henkilön nimenomaiseen suostumukseen, taikka pakottavaan lainsäädännön määräykseen.

Potilasrekisterit

Shortumin palvelut tuottavat joko Shortumin työntekijät tai sen kumppaneina toimivat itsenäiset ammatinharjoittajat. Ammatinharjoittajat voivat olla yksityisiä yrittäjiä tai yhtiöitä, joiden palveluksessa asiantuntijat toimivat. Ammatinharjoittajat eivät ole työsuhteessa Shortumiin. (ks. tarkemmin Shortumin yleiset sopimusehdot kohta 2).

Shortum ja ammatinharjoittajat keräävät toteuttamistaan terveydenhuollon palveluista tiedot ja asiakirjat joko Shortumin potilasrekisteriin tai erillisiin ammatinharjoittajakohtaisiin potilasrekistereihin. Shortumin potilasrekisterin rekisteriseloste kertoo mm. rekisteröitävistä tiedoista ja tietojen käytöstä sekä niiden poistamisesta potilaslain mukaisesti. Ammatinharjoittajien rekisteriselosteet saat ammatinharjoittajalta tai Shortumin potilasasiamieheltä.

Palvelutoimeksiantojen  rekisteri

Shortumin muutkin palvelut tuotetaan edellä kuvatun mallin mukaisesti. Muista palveluista kertyvät tiedot kerätään potilarekisteristä erilliseen Palvelutoimeksiantojen rekisteriin. Tietoja tarvitaan toisaalta toiminnan ja sen laadunvarmistuksen ja toisaalta mahdollisten jatkotoimeksiantojen tai selvityspyyntöjen tarpeisiin.  Ellei tapauskohtaisesti toisin sovita tiedot säilytetään rekisterissä kahdesta neljään vuoteen toimeksiannon päättymisestä lukien. Rekisterin tietosisältö ja muut tiedot selviävät tarkemmin Shortumin palvelutoimeksiantojen rekisteriselosteesta.

Shortumin asiakasrekisteri

Shortumin asiakkaiden muut tiedot kerätään Shortumin asiakasrekisteriin. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi asiakkaan laskutukseen, asiakassuhteeseen ja palautteisiin liittyvät tiedot. Rekisterin tietosisältö ja muut tiedot selviävät tarkemmin Shortumin asiakasrekisterin rekisteriselosteesta.

Tietojen suojaamisen periaatteet

Shortumin ja ammatinharjoittajien potilasrekisterien tiedot säilytetään paperimuodossa lukituissa asiakirjakaapeissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettua.

Shortumin Asiakasrekisterin tiedot säilytetään pääasiassa sähköisesti. Sähköisesti säilytetyt tiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Asiakastietolomakkeet, jotka sisältävät mm. suostumuksia,  sopimukset ja vastaavat asiakirjat säilytetään kuitenkin paperimuodossa

Palvelutoimeksiantojen rekisterin tiedot säilytetään joko paperimuodossa kuten potilasrekisterin tiedot taikka sähköisesti Shortumin tai sen asiantuntijoiden ja kumppaneiden tietojärjestelmissä, jotka on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Tietojen saaminen ja tarkastaminen rekistereistä

Potilasrekisteristä saa tietoja täyttämällä oheisen potilasasiakirjapyynnön.

Shortumin Asiakasrekisterissä, Markkinointirekisterissä ja Palvelutoimeksiantojen rekisterissä olevat henkilötiedot voi tarkistaa henkilötietolain mukaisesti esittämällä sitä koskevan pyynnön oheisella tarkastuspyyntölomakkeella.

Tietoja luovutetaan vain Shortumin toimipisteessä siten, että potilaan tai tietojen tarkastajan henkilöllisyys voidaan todeta, tai tiedot voidaan pyynnöstä lähettää potilaan tai tietojen tarkastajan tunnetulla osoitteella. Tietosuojan turvaamiseksi tietoja ei toimiteta tavallisella sähköpostilla.

Rekisteritietojen tarkastaminen on henkilötietolain mukaan mahdollista kerran vuodessa maksutta. Tätä useammin tehdystä tarkastuksesta voidaan laskuttaa tarkastuksesta aiheutuvat kohtuulliset kustannukset.

Tietojen luovuttaminen rekistereistä

Rekistereistä luovutetaan tietoja ulkopuolisille tahoille vain asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai milloin tietojen luovuttaminen on välttämätöntä pakottavan lainsäädännön määräyksen vuoksi. Asiakastietojen keräämisen yhteydessä voidaan pyytää suostumus seuraaviin tietojen luovutuksiin:

  •         Suostumus potilasrekisterin tietojen luovutukseen toiselle terveydenhuollon yksikölle hoitosuhteen siirtyessä.
  •         Suostumus tietojen luovutukseen ja käyttöön tieteellisessä tutkimuksessa erillisen informaation mukaisesti.

Asiakastietojen keräämisen yhteydessä voidaan pyytää myös  suostumus kerätä ei-henkilötunnistavassa muodossa olevia tietoja  Shortumin palvelujen kehittämiseksi sekä myöhemmin lähettää kysymyksiä tai pyytää tietoja ei-henkilötunnistavassa muodossa samaa tarkoitusta varten..   

Shortum ei luovuta tietoja suoramarkkinointitarkoituksiin. Shortum voi pyytää lupaa lähettää asiakkailleen tietoja tuotteistaan ja palveluistaan.

Shortumin potilasrekisteriseloste
REKISTERISELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §

Rekisterinpitäjä Lyhytterapiatalo Shortum Oy (Shortum)

osoite: Metsänneidonkuja 4, 02130 Espoo

y-tunnus: 2802468-8

Päivämäärä 16.4.2018 Vers.1.5
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa liiketoimintajohtaja Petteri Huvio

osoite: Metsänneidonkuja 4, 02130 Espoo

puhelin: 045 133 32 96

Rekisterin nimi Shortumin potilasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Psykoterapia- ja psykologipalvelujen sekä lyhytterapeuttisten konsultaatioiden toteuttaminen, suunnittelu ja seuranta.

Potilaan hoidon ja hoitotoimenpiteiden arviointi.

Toiminnan kehittäminen ja laadunvarmistus.

Toiminnan lakimääräinen raportointi ja selvitykset viranomaisille

Rekisterin tietosisältö Hoidon ja konsultaatioiden yhteydessä kertyvät Potilaslain (785/1992) 12 §:n mukaiset tiedot ja asiakirjat.

Perustiedot: Potilaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, ammatti, potilaan lähiomainen/alaikäisen potilaan huoltajat sekä muut vastaavat tunnistetiedot.

Mahdolliset lähetetiedot ja hoidon kannalta välttämättömät tiedot aikaisemmista potilastiedoista kuten esimerkiksi lausunnoista ja epikriiseistä.

Tieto siitä, suostuuko potilas tietojen luovuttamiseen muille terveydenhuollon yksiköille esimerkiksi hoitosuhteen siirtyessä.

Tieto siitä, suostuuko potilas tietojen luovuttamiseen mahdollista tieteellistä tutkimusta varten.

Tieto siitä, suostuuko potilas hoitosuhteen yhteydessä kerättyjä ei-henkilötunnistavien tietojen käyttämiseen Shortumin palvelujen kehittämiseksi ja voiko Shortum olla myöhemmin häneen yhteydessä tällaisten tietojen saamiseksi.

Työterveyshuollon asiakkaiden osalta: Työnantaja, osasto/toimipiste, ammattinimike, sairauskassan jäsenyys, työnantajien vakuutusyhtiötieto ja muut työsuhdetiedot. Kertomustiedot Potilaan hoidon kannalta eri terveydenhuollon ammattilaisten käytössä välttämättömät terveydentilatiedot (potilaskertomustiedot, lähetteet, lausunnot sekä lomaketiedot). Potilaan toimittamat terveys- ja omahoitotiedot.

Tarvittaessa tiedot vakuutusyhtiöstä ja korvauspäätöksistä tai Kelan päätöksistä.

Säännönmukaiset tietolähteet Potilaan antamat tiedot.

Hoidon ja konsultaatioiden yhteydessä syntyneet tiedot.

Muilta terveydenhuollon yksiköiltä saadut tiedot.

Työterveyshuollon asiakkaiden osalta: Työnantajalta saadut tiedot.

Vakuutusyhtiöltä tai Kelata mahdollisesti saadut tiedot.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset Potilastiedot ovat salassa pidettäviä (Potilaslaki 13 §).

Tietoja luovutetaan sivulliselle vain potilaan nimenomaisella suostumuksella esimerkiksi toiselle terveydenhuollon yksikölle taikka pakottavan lainsäädännön niin edellyttäessä. Tietojen käyttäminen tieteelliseen tutkimukseen edellyttää potilaan nimenomaista suostumusta.

Tietoja käsittelee FNS Oy, joka huolehtii potilasrekisterin teknisestä ylläpidosta.

Tietojen luovuttaminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle Potilastietoja voidaan luovuttaa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle asiakkaan suostumuksella tai tilanteissa, joissa potilaan elintärkeä hoito välttämättä edellyttää tietojen luovutusta.
Rekisterin suojauksen periaatteet Tiedot säilytetään lukituissa asiakirjakaapeissa, jotka sijaitsevat valvotuissa tiloissa.

Asiakirjoihin ja tietoihin pääsy on vain niillä henkilöillä, joiden työtehtäviensä vuoksi on välttämätöntä saada niitä käsitellä.

Asiakirjoja käsittelevillä terveydenhuollon ammattihenkilöillä on Lain terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994) 16 § ja 17 § mukainen salassapitovelvollisuus. Muut asiakirjoja käsittelevät henkilöt sitoutuvat vastaavaan salassapitoon.

Järjestelmä on suojattu palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla. Tietokannat ja varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

Shortumin palvelutoimeksiantojen rekisteriseloste
REKISTERISELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §

Rekisterin-

pitäjä

Lyhytterapiatalo Shortum Oy (Shortum)

osoite: Metsänneidonkuja 4, 02130 Espoo

y-tunnus: 2802468-8

Päivämäärä 16.4.2018 Vers.1.5
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa liiketoimintajohtaja Petteri Huvio

osoite: Metsänneidonkuja 4, 02130 Espoo

puhelin: 045 133 32 96

Rekisterin nimi Shortumin palvelutoimeksiantojen rekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Koulutus-, konsultointi-, coaching-, valmennus-, kehittämis- ja muiden vastaavien Shortumin asiakkailleen totetuttamien palvelujen ja hankkeiden toteuttaminen, suunnittelu ja seuranta.

Toiminnan kehittäminen ja laadunvarmistus.

Toiminnan raportointi.

Rekisterin tietosisältö Toimeksiantojen toteutuksen ja seurannan yhteydessä kertyvät tiedot ja asiakirjat.

Perustiedot: Asiakkaan henkilö- tai yhteisötunnus, yhteystiedot, ammatti, sekä muut vastaavat tunnistetiedot.

Mahdolliset toimeksiannon toteuttamisen kannalta välttämättömät asiakkaan toimittamat taustatiedot.

Tieto siitä, suostuuko asiakas tietojen luovuttamiseen mahdollista tieteellistä tutkimusta varten.

Tieto siitä, suostuuko asiakas toimeksiannon yhteydessä kerättyjä ei-henkilötunnistavien tietojen käyttämiseen Shortumin palvelujen kehittämiseksi ja voiko Shortum olla myöhemmin häneen yhteydessä tällaisten tietojen saamiseksi.

 

Tarvittaessa ulkopuolisen maksajan tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet Asiakkaan antamat tiedot.

Asiakkaan suostumuksella työnantajalta saadut tiedot.

Asiakkaan suostumuksella muualta hankitut tiedot.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset Tietoja luovutetaan sivulliselle vain asiakkaan nimenomaisella suostumuksella taikka pakottavan lainsäädännön niin edellyttäessä. Tietojen käyttäminen tieteelliseen tutkimukseen edellyttää asiakkaan nimenomaista suostumusta.

Tietoja käsittelee FNS Oy, joka huolehtii rekisterin teknisestä ylläpidosta.

Tietojen luovuttaminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle Joitakin tietoja saatetaan luovuttaa EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet Tiedot säilytetään lukituissa asiakirjakaapeissa, jotka sijaitsevat valvotuissa tiloissa taikka sähköisesti  Shortumin tai sen asiantuntijoiden ja kumppaneiden tietojärjestelmissä.

Tietoihin pääsy on vain näihin oikeutetulla työntekijällä, ammatinharjoittajalla tai yhteistyökumppanilla henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietoja saa käyttää vain työtehtävien tätä edellyttäessä.

Järjestelmä on suojattu palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla. Tietokannat ja varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

Shortumin asiakasrekisteriseloste
REKISTERISELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §

Rekisterin-

pitäjä

Lyhytterapiatalo Shortum Oy (Shortum)

osoite: Metsänneidonkuja 4, 02130 Espoo

y-tunnus: 2802468-8

Päivämäärä 16.4.2018 Vers. 1.5
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa liiketoimintajohtaja Petteri Huvio

osoite: Metsänneidonkuja 4, 02130 Espoo

puhelin: 045 133 32 96

Rekisterin nimi Shortumin asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Asiakastietojen ylläpito palvelujen toteuttamista, laskutusta ja markkinointia varten.

Asiakaspalautteen vastaanotto ja käsittely, palvelutoiminnan kehittäminen.

Reklamaatioiden, muistutusten ja ongelmatilanteiden selvittäminen.

Toiminnan lakimääräinen raportointi ja selvitykset viranomaisille.

Toiminnan sisäinen raportointi, seuranta ja kehittäminen.

Rekisterin tietosisältö Perustiedot: Asiakkaan nimi, henkilötunnus, asiakasnumero, yhteystiedot, laskutusyhteystiedot, alaikäisen potilaan huoltajat sekä muut vastaavat tunnistetiedot.

Asiakkaan palvelun toteuttamiseksi tärkeä asiakkaan antamat lisätiedot, esim. tieto liikuntarajoituksesta.

Työnantajan tai vakuutusyhtiön tai muun maksajan tiedot.

Asiakkaan puolesta tapahtuvan Kela:n asiakkaalle myöntämän korvauksen hakemisen edellyttämät tiedot.

Palvelujen käyttöön liittyvät tiedot: esim. palvelujen käyttö-, osto- ja peruutustiedot.

Asiakaspalautetiedot: asiakkaiden tyytyväisyystiedot, kommentit rekisterinpitäjän palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot.

Asiakkaan maksutapa- ja maksukäyttäytymistiedot (mukaan lukien maksuviivetiedot) sekä laskutustiedot.

 

Asiakastietojen käsittelytiedot, esim. tallennuspäivä ja käsittelijä.

Asiakkaan suostumustiedot liittyen sähköposti-, tekstiviesti- ja muuhun sähköiseen suoramarkkinointiin sekä henkilötietojen käyttöön.

Asiakkaan suostumustiedot liittyen mahdolliseen tieteelliseen tutkimukseen.

Asiakkaan suostumustiedot liittyen ei-henkilötunnistavien tietojen keräämiseen ja kontaktointiin Shortumin toiminnan kehittämiseksi.

Lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot kerätään ensi sijassa Asiakkaalta tai toissijaisesti työnantajalta tai vakuutusyhtiöltä.

Tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Väestörekisterikeskuksen palveluista tai muun vastaavia palveluja tarjoavan toimijan palveluista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset Asiakastietoja ei luovuteta sivulliselle ilman Asiakkaan nimenomaista suostumusta tai tätä koskevaa pakottavan lainsäädännön määräystä.

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin ilman Asiakkaan nimenomaista suostumusta.

Tietoja voidaan kuitenkin käyttää ja luovuttaa esimerkiksi perintätoimistolle erääntyneen saatavan perintää varten.

Tietoja käsittelee FNS Oy, joka huolehtii rekisterin teknisestä ylläpidosta.

Tietojen luovuttaminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle Joitakin tietoja saatetaan luovuttaa EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet Tiedot säilytetään sähköisesti Shortumin asiakastietojärjestelmässä.  Asiakastietolomakkeet, jotka sisältävät suostumuksia, sekä sopimukset ja vastaavat asiakirjat säilytetään paperimuodossa valvotuissa tiloissa lukituissa asiakirjakaapeissa.

Tietoihin pääsy on vain näihin oikeutetulla työntekijällä, ammatinharjoittajalla tai yhteistyökumppanilla henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietoja saa käyttää vain työtehtävien tätä edellyttäessä.

Järjestelmä on suojattu palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla. Tietokannat ja varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

Shortumin käyttämän OQ Measures -ohjelman rekisteriseloste
REKISTERISELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §

Rekisterinpitäjä Lyhytterapiatalo Shortum Oy (Shortum)

osoite: Metsänneidonkuja 4, 02130 Espoo

y-tunnus: 2802468-8

Päivämäärä 16.4.2018 Vers.1.0
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa liiketoimintajohtaja Petteri Huvio

osoite: Metsänneidonkuja 4, 02130 Espoo

puhelin: 045 133 32 96

Rekisterin nimi Shortumin käyttämä OQ Measures -ohjelma
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Terapia tai muutostyöskentelyn etenemisen seuranta ja arviointi sekä terapian tai muutostyöskentelyn suunnittelu ja kehittäminen.

OQ Measures -ohjelman käyttäminen edellyttää asiakkaan nimenomaista suostumusta.

Rekisterin tietosisältö Terapian tai muutostyöskentelyn yhteydessä kertyvät Potilaslain (785/1992) 12 §:n mukaiset tiedot ja asiakirjat.

Perustiedot: Potilaan nimi, ikä ja sukupuoli sekä muut potilaan ohjelmaan tallentamat vastaukset.

Säännönmukaiset tietolähteet Potilaan antamat tiedot.

Hoidon ja konsultaatioiden yhteydessä syntyneet tiedot.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset Potilastiedot ovat salassa pidettäviä (Potilaslaki 13 §).

Tietoja luovutetaan sivulliselle vain potilaan nimenomaisella suostumuksella esimerkiksi toiselle terveydenhuollon yksikölle taikka pakottavan lainsäädännön niin edellyttäessä. Tietojen käyttäminen tieteelliseen tutkimukseen edellyttää potilaan nimenomaista suostumusta.

Tietojen luovuttaminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle Tiedot tallennetaan Kanadaan.
Rekisterin suojauksen periaatteet Tiedot säilytetään ohjelman valmistajan OQ Measuresin konesalissa.

OQ Measures on teettänyt tietoturvasertifioinnin (Canada Security Document), jossa on käyty läpi tietoturvaan ja tietoturvakäytäntöihin liittyvät asiat. Sertifioinnin voi pyytää tarvittaessa rekisterinpitäjältä.

Tieto tallennetaan salattuna ja se on turvattu päivitetyin palomuurein ja virustorjuntaohjelmin. Tietoliikennettä tarkkaillaan jatkuvasti 24/7. Tiedot varmuuskopiodaan päivittäin. Konesaliin pääsevät vain valtuutetut henkilöt. Sisäänpääsyä vartioidaan jatkuvasti 24/7 ja sisäänpääsy on varmistettu kaksivaiheisella biometrisella varmistuksella.

Tietoihin pääsy on vain niillä henkilöillä, joiden työtehtäviensä vuoksi on välttämätöntä saada niitä käsitellä.

Asiakirjoja käsittelevillä terveydenhuollon ammattihenkilöillä on Lain terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994) 16 § ja 17 § mukainen salassapitovelvollisuus. Muut asiakirjoja käsittelevät henkilöt sitoutuvat vastaavaan salassapitoon.

Shortumin käyttämän FirstBeat Hyvinvointianalyysipalvelun rekisteriseloste
REKISTERISELOSTE

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §

Rekisterinpitäjä Lyhytterapiatalo Shortum Oy (Shortum)

osoite: Metsänneidonkuja 4, 02130 Espoo

y-tunnus: 2802468-8

Päivämäärä 21.5.2018 Vers.1.0
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa liiketoimintajohtaja Petteri Huvio

osoite: Metsänneidonkuja 4, 02130 Espoo

puhelin: 045 133 32 96

Rekisterin nimi Shortumin käyttämä FirstBeat Hyvinvointianalyysipalvelu
Tietojen käsittelijä Firstbeat Technologies Oy (yritys- ja yhteisötunnus 1782772-5), käyntiosoite Yliopistonkatu 28 A, 40700 Jyväskylä
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Firstbeatin ja Shortumin välisen sopimuksen mukaisen Hyvinvointianalyysipalvelun tuottamiseksi Firstbeat käsittelee tietojärjestelmissään Hyvinvointianalyysissa käytettyyn verkkopalveluun tallennettuja Asiakkaan henkilötietoja, joiden tyyppi kuvataan jäljempänä tarkemmin. Henkilötietoja käytetään pääasiassa analyysin tuottamiseksi hyvinvoinnin eri osa-alueista. Tähän käytetään Asiakkaan henkilökohtaisia ominaisuuksia ja käyttäytymistä kuvaavia tietoja sekä sykemittaustietoa, joiden perusteella järjestelmän avulla muodostetaan raportti Asiakkaan tai Shortumin käyttöön sekä mahdollisesti sovitaan toimenpidetavoitteista. Shortumin määrittämällä asiantuntijalla on tietoihin oma käyttöliittymä, jonka avulla asiantuntija voi käsitellä Asiakkaan tietoja raportin muodostamista varten ja antaa Asiakkaalle palveluun kuuluvaa henkilökohtaista palautetta raportin tuloksista. Shortum voi palvelun avulla myös luoda anonymisoidun ryhmäraportin tietyn Asiakkaiden ryhmän (kuten tietyn työnantajan työntekijöiden tai työntekijäryhmän) keskimääräisestä hyvinvoinnista.

Firstbeat käsittelee henkilötietoja lisäksi käyttäjätuen toteuttamiseksi sekä palvelun käytön tilastoimiseksi. Shortum informoi Asiakasta mahdollisista muista tietojen käyttötarkoituksista.

Firstbeat käsittelee fyysisiä mittalaitteita Shortumin lukuun osana palvelua, mukaan lukien esimerkiksi mittalaitteiden postitus Asiakkaalle tai palautettujen Mittalaitteiden tietojen tallennus palveluun. Laitteet eivät sisällä henkilötietoja, vaan niiden sisältämä data yhdistetään henkilötietoihin laitetunnisteen avulla tallennuksen yhteydessä.

Tiedot tallennetaan verkkopalveluun Asiakkaan suostumuksen perusteella. Lokitietoja verkkopalvelun käytöstä tai mittalaitteiden käsittelystä tallennetaan lisäksi Shortumin, Firstbeatin sekä Asiakkaiden oikeutettujen etujen turvaamiseksi esimerkiksi mahdollisten tietoturvaongelmien tutkimista varten sekä esimerkiksi, jotta voidaan tarvittaessa todistaa, että laskutetut palvelut on suoritettu.

Palveluntarjoaja luovuttaa kopion palveluun tallennetuista tiedoista Firstbeatille anonyymissa muodossa tilastollista tutkimusta varten, kuten keskimääräisten viitearvojen laskentaan.

Rekisterin tietosisältö Henkilörekisteri sisältää Hyvinvointianalyysi-palvelun Asiakkaista osittain tai kokonaan seuraavia tietoja:

  • Etu- ja sukunimi
  • Syntymäaika, sukupuoli, pituus, paino
  • Aktiivisuusluokka, maksimi- ja minimisyke, maksimaalinen hapenottokyky
  • Käyttöliittymässä asetettu kieli
  • Tietoja pitkäaikaisista sairauksista ja lääkityksestä
  • Sykemittaustietoja sekä mittausajan päiväkirjamerkintöjä, kuten alkoholin käyttö, lyhytaikaiset sairaudet ja lääkitys, merkintöjä yksittäisistä tapahtumista
  • Yhteystietoja, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Tietoja työnantajasta, kuten työnantajan nimi, yhteystiedot ja henkilöstöryhmä
  • Tietoja palvelun käytöstä
  • Tieto suostumuksesta tietojen käsittelyyn palvelussa
  • Analyysin tuloksena Asiakkaalle luotu raportti

Hyvinvointianalyysipalvelua on teknisesti mahdollista käyttää myös anonyymisti Asiakkaan tai Shortumin valitseman henkilötunnisteen avulla.

Säännönmukaiset tietolähteet Shortum syöttää järjestelmään kunkin Asiakkaan sähköpostiosoitteen. Osoitteisiin lähetetään kullekin Asiakkaalle henkilökohtainen palvelun aktivointilinkki. Shortum määrittelee asiakkaidensa kanssa tietolähteet sähköpostiosoitteiden hankkimiseksi.

Muut tiedot saadaan palvelun toimittamista varten Asiakkaalta itseltään verkkopalvelun kautta sekä mittalaitteita käyttämällä. Shortumin edustaja saattaa lisäksi kerätä tietoja Asiakkailta palvelun käytön yhteydessä tai muulla tavoilla.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset Firstbeat ei luovuta henkilötietoja ilman Asiakkaan suostumusta Firstbeatin tai sen nykyisten tai tulevien konserniyhtiöiden ulkopuolelle siten, että tiedot olisivat tunnistettavissa yksittäistä käyttäjää koskeviksi muissa kuin seuraavissa poikkeustilanteissa: lain tai viranomaismääräyksen velvoittamana, tuomioistuimen määräyksestä tai jos se on muuten tarpeen lain, verkkopalveluiden käyttöehtojen tai hyvän tavan epäiltyjen loukkausten estämiseksi tai selvittämiseksi taikka rekisterinpitäjän (Shortumin) tai kolmansien oikeuksien suojaamiseksi.

Henkilötiedot säilytetään pääasiallisesti Firstbeatin EU:ssa sijaitsevilla palvelimilla ja henkilötietoja ei siirretä EU- tai ETA-valtioiden ulkopuolelle, ellei erikseen muuta sovita. Tietoja voidaan siirtää väliaikaisesti EU- tai ETA-valtioiden ulkopuolelle, mikäli se on palvelun ja henkilötietojen käsittelyn teknisen toteutuksen kannalta tarpeellista, kuten lähetettäessä palveluun liittyviä tietoja Asiakkaan käyttämään sähköpostiosoitteeseen, joka sijaitsee ulkomaisella sähköpostipalvelimella. Mitattava voi myös käyttää palvelua EU- tai ETA-valtioiden ulkopuolella sijaitsevalla laitteella, ja tällöin tiedot ovat nähtävissä kyseisellä laitteella palvelun käytön aikana.

Rekisterin suojauksen periaatteet Firstbeat noudattaa hyvää tiedonhallintatapaa sekä tietosuojalainsäädännön mukaista huolellisuusvelvoitetta. Henkilötiedot on tallennettu Firstbeatin tuottamiin ja hallinnoimiin tietojärjestelmiin ja niitä käsitellään Firstbeatin tuottamilla käyttöliittymillä. Internet-yhteys Asiakkaan tai Shortumin käyttämältä laitteelta Firstbeatin palveluun tapahtuu suojatulla (SSL) yhteydellä.

Firstbeat suojaa Shortumin asiakkaiden henkilötiedot siten, etteivät muut kuin Firstbeatin tai Shortumin määrittelemät henkilöt voi käsitellä niitä ja että tietoja käsitellään Firstbeatilla vain liittyen työtehtäviin, kuten tietojen tekniseen käsittelyyn, ongelmanratkaisuun tai tukipyyntöihin. Tietoihin voi olla näissä tehtävissä pääsy Firstbeatin nimeämillä omilla työntekijöillä tai Firstbeatin alihankkijoilla.

Mitattavan henkilötietojensa syöttämisessä käyttämä henkilökohtainen lomake on tietoturvasyistä ajallisesti rajoitettu siten, että lomake lakkaa toimimasta pian mittausjakson jälkeen.

Firstbeat huolehtii siitä, että henkilötietojen käsittelyyn käytettävät tietojärjestelmät ovat riittävillä tavoin teknisesti suojattuja ja että pääsy niihin on suojattu asianmukaisilla menetelmillä mukaan lukien fyysisten tilojen kulunvalvonta, palomuurit, henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat sekä henkilöstön koulutus.

Mikäli Firstbeat käyttää rekisterin teknisessä ylläpitämisessä ulkopuolisia tahoja (alihankkijoita), Firstbeat noudattaa alihankkijoiden osalta tietosuojalainsäädännön edellyttämiä velvoitteita. Kaikissa tapauksissa henkilötiedot pidetään Firstbeatin hallinnoimissa tietojärjestelmissä ja Firstbeat tai sen alihankkijat eivät tallenna tietoa muihin järjestelmiin.

Firstbeatilla ei ole vastuuta siitä eikä se rajoita sitä, että Shortum voi halutessaan kopioida tai luovuttaa omistamiaan tietoja Firstbeatin järjestelmistä. Shortum vastaa Asiakkaidensa asianmukaisesta ja tietosuojalainsäädännön edellyttämästä informoinnista tällaisesta käytöstä.

Shortumin etäpalveluperiaatteet
Useat Shortumin palvelut voidaan toteuttaa myös reaaliaikaisina etäpalveluina. Etäpalvelut toimivat hyvin pitkälle samaan tapaan kuin paikan päällä tapahtuvatkin tapaamiset. Erikseen on kuitenkin huolehdittava tietoturvallisuudesta ja käytännön (mm. alustojen) toimivuudesta.

Tietoturvallisuuden varmistamiseksi Shortumin etäyhteyksien varassa tapahtuvat terveydenhuollon piiriin kuuluvat palvelut (mm. psykoterapia) toteutetaan Doxy.me -alustalla, joka täyttää mm. Kela:n ja HUS:n edellyttämät tietoturvallisuusvaatimukset. Valmennuskäytössä voidaan kuitenkin käyttää myös Zoom-alustaa, jonka avulla myös ryhmätapaamiset onnistuvat sujuvasti.

Etäpalveluita harkittaessa selvitetään aina seuraavat asiat:

  • etäpalveluun on oltava asiakkaan tietoinen suostumus
  • terveydenhuollon ammattihenkilön on arvioitava huolellisesti, soveltuuko annettava palvelu etäpalveluna toteutettavaksi
  • terveydenhuollon ammattihenkilön tulee lisäksi tehdä yksilöllinen arvio siitä, soveltuuko asiakas hoidettavaksi etäyhteyden välityksellä
  • asiakkaan tunnistamisen on perustuttava luotettavaan menetelmään
Tunnistautuminen tapahtuu samoin kuin paikan päällä, eli näyttämällä ajo- tai henkilökorttia tai passia videoyhteyden kautta. Muut kohdat varmistetaan asiakkaan ja työntekijän keskustelussa ja todennetaan asiakkaan kuittauksella.
Lisätietoja Shortumin etäpalveluista antaa Petteri Huvio.